XRechnung vs. ZUGFeRD: der Unterschied einfach erklärt

XRechnung: reines XML

Die XRechnung ist ein reines XML-Format – also eine strukturierte Datendatei ohne sichtbares Layout. Sie ist vor allem im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland gefragt, die Rechnungen rein maschinell verarbeiten. Für das menschliche Auge ist eine XRechnung ohne Hilfsprogramm schwer lesbar.

ZUGFeRD: Hybrid aus PDF und XML

ZUGFeRD kombiniert beides: Es ist ein PDF, das Du ganz normal ansehen kannst, mit einer eingebetteten XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung. Der Empfänger sieht also eine gewohnte Rechnung und kann gleichzeitig die strukturierten Daten auslesen. Das macht ZUGFeRD im allgemeinen B2B-Geschäft sehr praktisch.

Welches Format solltest Du wählen?

• Öffentliche Auftraggeber (DE): Hier wird häufig die XRechnung verlangt.
• Allgemeines B2B: ZUGFeRD ist komfortabel, weil der Empfänger das PDF wie gewohnt sieht.
• Österreich / international: Hier ist häufig Peppol BIS 3.0 das passende Format.
• Im Zweifel: Frag den Empfänger, welches Format er bevorzugt.

Mit Abrevia musst Du Dich nicht festlegen

Abrevia erstellt aus denselben Rechnungsdaten wahlweise XRechnung 3.0, ZUGFeRD 2.2 oder Peppol BIS 3.0 – jeweils nach EN 16931 und vor dem Export validiert. So lieferst Du jedem Empfänger das Format, das er braucht, ohne die Rechnung neu zu erfassen.

Und was ist mit Peppol?

Neben XRechnung und ZUGFeRD taucht oft ein dritter Begriff auf: Peppol. Peppol ist kein konkurrierendes Rechnungsformat, sondern ein europäisches Netzwerk zum sicheren Austausch elektronischer Dokumente. Das zugehörige Format „Peppol BIS 3.0" basiert ebenfalls auf der Norm EN 16931 und ist unter anderem für Österreich und den internationalen Verkehr relevant.

Für Dich bedeutet das: Es geht nicht um „entweder XRechnung oder ZUGFeRD oder Peppol", sondern darum, welches Format Dein jeweiliger Empfänger erwartet. Eine Software, die alle drei aus denselben Daten erzeugt, nimmt Dir diese Entscheidung im Alltag ab.