E-Rechnung empfangen und lesen

Warum ein PDF-Viewer nicht reicht

Eine XRechnung kommt als XML-Datei – öffnest Du sie im Browser oder Texteditor, siehst Du nur Code. Bei ZUGFeRD siehst Du zwar ein PDF, die maschinenlesbaren Daten stecken aber im eingebetteten XML. Um eine E-Rechnung korrekt zu prüfen und zu verbuchen, brauchst Du ein Programm, das die strukturierten Daten verständlich darstellt.

So liest Du eine E-Rechnung mit Abrevia

• Datei importieren. ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei in Abrevia einlesen.
• Strukturiert anzeigen. Rechnungssteller, Beträge, Steuersätze und Positionen werden übersichtlich dargestellt.
• Als Ausgabe übernehmen. Die Eingangsrechnung wird als Ausgabe erfasst und fließt in Deine Auswertungen ein.

Auch Kleinunternehmer müssen empfangen können

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt im B2B grundsätzlich für alle Unternehmen – auch für Kleinunternehmer. Selbst wenn Du selbst (noch) keine E-Rechnungen ausstellen musst, solltest Du eingehende E-Rechnungen öffnen und archivieren können.

PDF-Import und Belegscan inklusive

Nicht jeder Lieferant schickt strukturierte E-Rechnungen. Abrevia kann deshalb auch klassische PDF-Eingangsrechnungen importieren und Belege per KI-Scan (Foto) erfassen. So landen alle Eingangsbelege an einem Ort – strukturiert und auswertbar.

E-Rechnungen richtig aufbewahren

Wer E-Rechnungen empfängt, muss sie auch revisionssicher aufbewahren – und zwar im Originalformat. Es genügt also nicht, sich nur einen Ausdruck oder ein Bildschirmfoto zu speichern; die strukturierte Datei selbst gehört archiviert, in Deutschland über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg.

Weil Abrevia eingelesene E-Rechnungen samt Originaldatei als Beleg ablegt, hast Du sowohl die maschinenlesbaren Daten als auch das Original an einem Ort – lokal auf Deinem Gerät. Den konkreten Aufbewahrungszeitraum für Deinen Fall klärst Du am besten mit Deinem Steuerberater; dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.