E-Rechnung-Pflicht 2025: Was gilt für wen?

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Gemeint ist eine strukturierte Rechnung in einem maschinenlesbaren XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931 – zum Beispiel XRechnung oder das hybride ZUGFeRD-Format. Der Empfänger kann die Rechnungsdaten damit automatisch weiterverarbeiten.

Ein klassisches PDF gilt rechtlich als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Vorgaben.

Der Zeitplan im Überblick

Unterschieden wird zwischen dem Empfangen und dem Ausstellen von E-Rechnungen.

• Seit 1.1.2025: Inländische B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Empfangspflicht gilt grundsätzlich für alle – auch für Kleinunternehmer.
• 2025 bis 2026: Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B mit Zustimmung des Empfängers übergangsweise weiter erlaubt.
• Ab 1.1.2027: Unternehmen mit hohem Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen (gestaffelte Umsatzgrenze – bitte aktuellen Stand prüfen).
• Ab 1.1.2028: Die Ausstellungspflicht greift im B2B grundsätzlich umfassend.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können – das ist der entscheidende Punkt schon ab 2025. Von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, wurden Kleinunternehmer nach späteren gesetzlichen Anpassungen ausgenommen. Trotzdem ist es sinnvoll, E-Rechnungen erstellen zu können, weil Geschäftskunden das zunehmend erwarten.

Bestimmte Rechnungen sind generell ausgenommen, etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.

Was solltest Du jetzt tun?

Praktisch heißt das: Du brauchst spätestens jetzt eine Software, die E-Rechnungen lesen kann – und idealerweise auch ausstellt. Abrevia erfüllt beides: Es erstellt XRechnung 3.0, ZUGFeRD 2.2 und Peppol BIS 3.0 nach EN 16931 und liest eingehende E-Rechnungen mit einem integrierten Reader.

Warum Du nicht bis zur letzten Frist warten solltest

Auch wenn die Ausstellungspflicht erst gestaffelt greift, lohnt es sich, früh umzustellen. Zum einen verlangen viele Geschäftskunden schon heute E-Rechnungen und bevorzugen Lieferanten, die sie liefern können. Zum anderen ist der Empfang ohnehin bereits Pflicht – Du brauchst also so oder so eine Lösung, die strukturierte Rechnungen lesen kann.

Wer den Umstieg frühzeitig macht, verteilt den Aufwand und vermeidet Stress kurz vor einer Frist. Mit einer Software, die Erstellen und Empfangen vereint, ist der Schritt klein: Du arbeitest weiter wie gewohnt, lieferst aber zusätzlich das maschinenlesbare Format. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung – den für Dich gültigen Zeitplan klärst Du am besten mit Deinem Steuerberater.