Kleinunternehmer-Rechnung schreiben: so geht's richtig

Rechnung ohne Umsatzsteuer – aber mit Hinweis

Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Deutschland) bzw. § 6 Abs. 1 Z 27 öUStG (Österreich) weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen ist ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung erforderlich, damit klar ist, warum keine USt berechnet wird.

Ein gängiger Hinweis in Deutschland lautet sinngemäß: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." In Österreich verweist man auf § 6 Abs. 1 Z 27 öUStG.

Diese Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung

• Name & Anschrift von Dir und Deinem Kunden.
• Steuernummer oder USt-IdNr. Deine steuerliche Identifikation.
• Rechnungsdatum & Rechnungsnummer die Nummer fortlaufend und eindeutig.
• Leistungsbeschreibung & -zeitpunkt was wurde wann geliefert oder geleistet.
• Betrag & Kleinunternehmer-Hinweis Nettobetrag ohne USt plus Befreiungshinweis.

Häufige Fehler vermeiden

Typische Stolperfallen sind eine fehlende oder doppelt vergebene Rechnungsnummer, ein vergessener Kleinunternehmer-Hinweis oder ein versehentlicher USt-Ausweis. Wird Umsatzsteuer fälschlich ausgewiesen, kann das steuerlich problematisch werden.

Eine Software, die den Kleinunternehmer-Modus kennt, nimmt Dir diese Fehlerquellen ab: Sie vergibt fortlaufende Nummern, lässt die USt weg und setzt den richtigen Hinweis automatisch.

Mit Abrevia automatisch korrekt

In Abrevia aktivierst Du einmalig den Kleinunternehmer-Modus und stellst Dein Land ein. Danach erzeugt jede Rechnung den passenden Hinweis – § 19 UStG für Deutschland, § 6 öUStG für Österreich – und bleibt ohne USt-Ausweis. Den Hinweistext kannst Du bei Bedarf anpassen.

Fortlaufende Rechnungsnummern richtig vergeben

Eine der häufigsten Beanstandungen betrifft die Rechnungsnummer. Sie muss eindeutig und fortlaufend sein – Lücken oder doppelte Nummern sorgen schnell für Rückfragen. Du darfst dabei verschiedene Nummernkreise nutzen (etwa nach Jahr), solange die Systematik nachvollziehbar bleibt und sich keine Nummer wiederholt.

Ein Rechnungsprogramm nimmt Dir diese Pflicht ab, indem es die nächste Nummer automatisch vergibt. So entstehen keine versehentlichen Dubletten, und Du kannst jede Rechnung jederzeit eindeutig zuordnen – ein Detail, das bei einer Betriebsprüfung Gold wert ist.