Rechnungen automatisch aus E-Mails scannen

Nein. Der komplette Mailscan – Abruf, Klassifizierung und OCR-Texterkennung – läuft lokal auf Deinem Windows- oder macOS-Gerät. Es gibt keinen Cloud-Upload und keine Weitergabe an Dritte. Deine Eingangsrechnungen bleiben ausschließlich auf Deinem Computer.

Ja. Die Original-PDF aus der E-Mail wird unverändert abgelegt und revisionssicher aufbewahrt – in Deutschland 8 Jahre, in Österreich 7 Jahre. Die ausgelesenen Daten werden mit dem Original verknüpft, sodass jede Buchung jederzeit auf den Originalbeleg zurückgeführt werden kann.

Ja. Unvollständig erkannte Belege erscheinen oben in der Liste mit dem Hinweis „Daten ergänzen“. Vollständig erkannte Rechnungen tragen bis zur Bestätigung ein „OCR ungeprüft“-Badge. So prüfst Du jede Position, bevor sie als Vorsteuer gebucht wird – wichtig für den Vorsteuerabzug.

Ja. Die automatische Erkennung (OCR bzw. eingebettete E-Rechnung) ist nicht garantiert fehlerfrei – Beträge, Steuersätze, Datum oder Lieferant können falsch oder unvollständig gelesen werden. Deshalb blendet Abrevia beim Aktivieren des Auto-Scans einen Bestätigungs-Dialog ein, der genau darauf hinweist: Du bleibst verpflichtet, jede automatisch angelegte Ausgabe gegen die Original-PDF zu prüfen und zu bestätigen, bevor Du sie verbuchst oder die Vorsteuer geltend machst. Für die inhaltliche Richtigkeit des Belegs bist Du selbst verantwortlich (Deutschland: § 14 UStG, GoBD; Österreich: §§ 11, 132 BAO).

Der Mailscan ist Opt-in pro E-Mail-Konto. Du entscheidest, welche Postfächer überwacht werden. Konten ohne Aktivierung werden nicht abgerufen. So bleibt der Eingangsrechnungs-Import auf die von Dir gewählten Postfächer beschränkt.

In einer mehrstufigen Kaskade – von der zuverlässigsten zur aufwändigsten Methode. Zuerst prüft Abrevia, ob eine strukturierte E-Rechnung eingebettet ist (ZUGFeRD- bzw. XRechnung-XML) und liest diese direkt aus. Ist keine XML vorhanden, wird die Textebene der PDF gelesen. Fehlt auch die, folgt eine OCR-Texterkennung von Seite 1, bei Bedarf über mehrere Seiten. So wird ein Beleg, der bereits maschinenlesbar vorliegt, exakt „digital gelesen“ statt geschätzt.

„Digital gelesen“ heißt: Die Daten stammen aus einer strukturierten E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung-XML) oder aus der eingebetteten PDF-Textebene – sie sind exakt und nicht geschätzt. „OCR ungeprüft“ heißt: Die Werte wurden per Texterkennung aus dem Bild gelesen und können Fehler enthalten; solche Belege musst Du vor dem Verbuchen gegen die Original-PDF prüfen.

Ja. Du wählst ein Auto-Scan-Intervall: aus, beim Programmstart, oder alle 5, 15, 30 bzw. 60 Minuten. Beim Aktivieren blendet Abrevia einen Bestätigungs-Dialog mit einem Prüfhinweis zu GoBD, § 14 UStG (DE) und BAO (AT) ein – denn die automatische Erkennung entbindet Dich nicht von der Pflicht, jeden Beleg selbst zu prüfen.

Du legst den Zeitraum selbst fest: die letzten 30/90/180/365 Tage oder das ganze Postfach (Standard: 90 Tage). Der Scan sucht server-seitig genau in diesem Fenster – so werden auch ältere Rechnungen gefunden, nicht nur die zuletzt eingegangenen Mails. Bereits erfasste oder von Dir gelöschte Mails bleiben dabei außen vor und werden nicht doppelt geladen oder importiert.

Nein. Abrevia erkennt Duplikate über drei Stufen: identischer Anhang-Hash, gleiche Rechnungsnummer und gleiche Transaktion. Zusätzlich verhindert ein Tombstone-Mechanismus, dass ein von Dir gelöschter Beleg beim nächsten Scan erneut importiert wird. Schon importierte oder gelöschte Mails werden über ihre Message-Id bereits vor dem Laden erkannt und übersprungen.

Ja. Über „Erneut scannen“ lässt Du einen Beleg noch einmal durch die Kaskade laufen, über „Daten ergänzen“ trägst Du fehlende Felder manuell nach. Die Original-PDF bleibt dabei GoBD-konform 1:1 unverändert abgelegt.

Ja. Abrevia ist für Selbstständige, Freelancer und Kleinunternehmer in Deutschland und Österreich ausgelegt. Die Aufbewahrungsfristen (DE 8 Jahre, AT 7 Jahre) und die korrekte USt-/Vorsteuer-Behandlung werden je nach eingestelltem Land berücksichtigt.